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Agent administratif de la recherche

Nous sommes à la recherche d’un(e) agent administratif bilingue pour le Centre de recherche CERVO.

Sommaire de l'emploi:
Sous l’autorité hiérarchique de son Chef de service, l’agente administrative de la recherche exerce un ensemble de travaux administratifs de nature complexe en soutien à la direction du centre, aux chercheurs, aux étudiants et aux professionnels du centre. Elle accomplit également des travaux de secrétariat qui nécessitent des connaissances approfondies en bureautique.
 

Tâches et responsabilités

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

  • Assurer l’accueil des nouveaux employés et des étudiants;
  • Saisir des données ou extraire des indicateurs à partir de bases de données existantes;
  • Effectuer la révision linguistique et la mise en page de documents;
  • Soutenir les membres du centre dans la planification de rencontres;
  • Assurer la gestion des agendas de la direction scientifique;
  • Rédiger et diffuser différents types de communications et en assurer le suivi;
  • Effectuer l’inventaire, les achats de fourniture pour la direction et assurer le bon fonctionnement du matériel bureautique;
  • Effectuer les réquisitions d’achats de bien ou de service et en assurer le suivi;
  • Collaborer à l’organisation et la mise à jour d’un système de classement efficace;
  • Développer et mettre à jour des listes pertinentes aux activités du centre de recherche.

 

RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES

    Volet saisie des données

  • Assume de façon autonome le maintien des bases de données sur différents indicateurs au centre de recherche (Registre FRQS, SIRUL, données sur les chercheurs, les étudiants, le financement et autres), en Travaillant étroitement avec la coordonnatrice technique;
  • S’assure de l’exactitude des données qu’elle saisit, extrait des données et collabore à la réalisation de rapports;

Volet gestion du site, ressources matérielles et informationnelles

  • Coordonne les démarches liées à la gestion du site (ex : procédures de déménagement, carte d’accès, utilisation des bureaux, prêt de matériel);
  • Fais le suivi et intervient au besoin dans les demandes liées aux ressources informationnelles (ex. : problèmes informatiques);
  • Soutient les équipes dans les démarches de réservation de visioconférence;

Tâches courantes de secrétariat

  • Collabore à la diffusion de l’information par courriel et assure l’application des règles de communication interne et externe;
  • Fais la révision linguistique et la mise en page des documents produits par le Centre;
  • Collabore avec la coordonnatrice technique à l’organisation et la mise à jour d’un système de classement papier et/ou informatisé efficace ;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

 

Compétences requises

SCOLARITÉ

Doit détenir un DEC ou un AEC en bureautique, un DEP en secrétariat pourra être considéré avec une expérience significative et pertinente.

EXPÉRIENCE

Une (1) année d'expérience dans le domaine

 

Connaissances

Connaissances spécifiques:

  • Maîtrise de la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance des progiciels bureautiques : Suite Office (Word, Excel, PowerPoint), Web (Internet Explorer), Accès.

Habiletés personnelles requises:

  • Rigueur professionnelle;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Sens des priorités;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Jugement et discernement;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Capacité d’adaptation en situation de stress.

 

Condition de travail

  • Poste contractuel renouvelable annuellement
  • Horaire de jour, du lundi au vendredi, 35 heures/semaine
  • Début du mandat : dès que possible
  • Salaire avantageux : à discuter selon expérience
Posting date: 
2018-12-18 to 2019-12-18
Contact: 
Jean-Michel Bourget

Funding / Support / Partners

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