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Coordonnateur en administration

DESCRIPTION

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur technique en administration de la recherche bilingue pour le Centre de recherche CERVO.

Sommaire de l'emploi:

Description des tâches :

Sous l’autorité de son chef de service, la personne évolue dans un environnement dynamique stimulant et effectue un travail diversifié. Elle participe aux différentes activités administratives de nature complexe (communication, finances et ressources humaines) et coordonne des activités et événements du centre de recherche. Elle participe à la production de divers documents administratifs et scientifiques tout en assurant le contrôle de la qualité. De plus, elle participe à la cueillette et l’analyse de données en lien avec l’administration de la direction du centre de recherche. Elle accomplit également des travaux de secrétariat de nature complexe et varié.

Volet ressources humaines

  • Réalise le suivi et supporte le chef de service dans ses activités ressources humaines, notamment la préparation, le renouvellement des contrats auprès des chercheurs;
  • Coordonne avec la direction des ressources humaines et des communications du CIUSSS de la Capitale-Nationale et s’assure de l’application des procédures de l’établissement;
  • Collabore avec la technicienne en administration RH dans le cadre des activités générales de ressources humaines notamment, dans le cadre des activités financières en lien avec les ressources humaines (paiement des factures d’assurance, remplacement pour la validation des feuilles de temps).

Volet finances et suivi des indicateurs

  • Fournit un soutien aux chercheurs et gestionnaires du centre de recherche pour le volet financier des projets de recherche gérés à l’interne;
  • Coordonne les activités et les suivis entre le centre de recherche et le service des finances du CIUSSS-CN;
  • Assure la mise en application des règles des organismes subventionnaires;
  • Documente et compile les données financières pertinentes;
  • Développe, compile et maintien des bases de données sur différents indicateurs au centre de recherche (Registre FRQS, SIRUL, données sur les chercheurs, les étudiants, le financement et autres) et coordonne le processus de collecte des données pour le rapport annuel.

Volet communication et coordination d’activités

  • Participe, assure et coordonne la logistique de divers évènements et activités au centre de recherche (Conférences, visite d’étudiants, journée de la recherche et autres);
  • Rédige, corrige, traduit et coordonne la production de documents émanant du Centre de recherche ayant un contenu administratif et/ou scientifique, notamment l’infolettre;
  • Diffuse l’information par courriel ou via d’autres outils de communication et assure l’application des règles de communication interne et externe.

Soutien, suivi et coordination

  • Établit et maintient les mécanismes de communication nécessaires à la coordination et à la réalisation des activités administratives;
  • Propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel administratif;
  • Suggère, rédige et implante de façon autonome des processus administratifs et de secrétariat diversifiés afin d’augmenter l’efficience de l’administration;
  • Coordonne la production, voit à la qualité et valide les pratiques bureautiques utilisées lors de la saisie de données ainsi que l’ensemble de la production des documents de l’administration de la direction ou du centre d’activités;

Tâches courantes de secrétariat

  • Accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent la capacité de développer des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction;
  • Répond aux demandes de renseignements de nature courante et complexe;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

 

Exigences de l'emploi:

Formation académique:

  • Doit détenir un diplôme de fin d’études collégiales en bureautique ou en administration.

Expérience:

  •  Détenir un minimum de 2 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
  •  Une expérience dans le milieu de la recherche universitaire est considérée comme un atout.

Connaissances spécifiques:

  •  Maîtrise avancée des fonctions administratives d’un secrétariat;
  •  Maîtrise avancée des langues anglaise et française autant à l’oral qu’à l’écrit;
  •  Maîtrise avancée des progiciels bureautiques dont notamment la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access), le Web, les applications Google (Agenda, Google Docs, Sheets, Form, Drive, etc…).

Compétences recherchées:

  • Efficacité organisationnelle;
  • Jugement et discernement;
  • Communication interpersonnelle;
  • Sens des priorités;
  • Rigueur professionnelle;
  • Gestion du stress
  • Orientation vers la clientèle;
  • Orientation vers les résultats;
  • Capacité d’apprentissage;
  • Créativité et dynamisme;
  • Analyse et résolution de problèmes;
  • Discrétion et confidentialité.
  • Leadership
  • Travail d’équipe
     

Condition de travail :

  • Poste contractuel renouvelable annuellement
  • Horaire de jour, du lundi au vendredi, 35 heures/semaine
  • Début du mandat : dès que possible
  • Salaire : à discuter selon expérience
Posting date: 
2018-12-18 to 2019-12-18
Contact: 
Jean-Michel Bourget

Funding / Support / Partners

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