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Coordonnateur à l'administration de la recherche

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service aux affaires administratives et scientifiques de la recherche, le coordonnateur à l’administration de la recherche coordonne, organise et planifie les activités en lien avec les ressources humaines et financières du Centre de recherche CERVO. Il exerce un rôle conseil auprès des chercheurs et des membres de leurs équipes en lien avec ces volets. Il assure le contrôle de la qualité et la révision des processus sous sa responsabilité et propose des moyens afin d’atteindre les objectifs de la direction scientifique.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

  • Analyser les pratiques administratives du Centre afin de développer, bonifier ou revoir les procédures, processus, et outils afin de répondre aux besoins du Centre et des chercheurs;
  • Établir et maintenir avec le personnel du Centre les mécanismes de communication et de fonctionnement nécessaires à l’implantation et le maintien des activités administratives;
  • Établir et maintenir des partenariats avec l’ensemble des directions de soutien de l’établissement ainsi que de l’Université Laval dans le but de convenir des façons les plus optimales de fonctionnement au niveau administratif afin de soutenir les chercheurs dans leurs activités;
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe administrative du Centre afin d’assurer les arrimages entre les diverses activités administratives, en traduire les implications et s’assurer de l’implémentation des changements;
  • Exercer un rôle conseil auprès de la direction scientifique et des chercheurs pour les volets financiers et ressources humaines;
  • Soutenir la Direction scientifique dans les démarches stratégiques en lien avec les activités administratives (ex : transfert administratif, projets spécifiques, etc.)
  • Développer du matériel d’information et de formation destiné aux membres du Centre;
  • Répondre aux demandes de renseignements de nature courante et complexe exigeant des connaissances approfondies des politiques et procédures liées aux ressources humaines et financières.

Responsabilités spécifiques

    Volet ressources humaines/gestion du site

  • Coordonner l’ensemble des étapes du processus de préparation des contrats et soutenir les équipes de recherche et l’administration au niveau des ressources humaines, en conformité avec les Normes du travail, les règles en vigueur et une convention collective;
  • Coordonner le processus d’accueil, d’intégration ou de mouvements des équipes de recherche;
  • Agir à titre de personne ressource pour toute question d’application ou d’interprétation de la loi ou des procédures reliées à la gestion des ressources humaines incluant l’application d’une convention collective;
  • S’assurer de l’optimisation du processus de collecte de données des nouveaux arrivants et/ou mouvements liés aux équipes de recherche.

 

    Volet financier

  • Coordonne, revoie et améliore la planification, le suivi et les redditions de comptes (FRQ, ULaval, CIUSSS) rattachés au budget d’infrastructure du Centre et de ses plateformes de services;
  • Assurer un rôle de vigie sur les mises à jour de diverses règles et normes liées à la gestion financière;
  • Faire le lien avec le service des finances du CIUSSS de la Capitale-Nationale et de l’Université Laval et s’assurer de l’application des procédures selon les normes des établissements concernés;
  • Assurer la mise en application des règles des organismes subventionnaires.

 

Volet communication, coordination d’activités et projets

  • Coordonne la logistique de divers évènements et activités au centre de recherche (Conférences, visite d’étudiants, journée de la recherche et autres);
  • Assure une communication efficiente en temps opportun autant à l’interne qu’à l’externe en lien avec les activités ou événements du centre;
  • Coordonne la production de documents émanant du Centre de recherche ayant un contenu administratif;
  • Participe à la réalisation de différents outils de communication (ex. Infolettre) et les transmet au personnel du centre de recherche et aux partenaires;
  • Diffuse l’information par courriel ou via d’autres outils de communication et assure l’application des règles de communication interne et externe;
  • Assurer un leaderchip dans la réalisation de projets d’amélioration continue des processus et procédures;
  • S’assure de la mise à jour des mediums de communication (ex. intranet, infolettre, media sociaux).

 

COMPÉTENCES REQUISES

Scolarité

  • Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en ressources humaines, en relations industrielles ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Expérience requise

  • Expérience dans des fonctions similaires.

 

HABILETÉS RECHERCHÉES

  • Expertise en suivi budgétaire, en ressources humaines dans un milieu syndiqué et en révision des processus ou méthodes de gestion de projet;
  • Capacité d’analyse et résolution de problèmes;
  • Posséder une excellente maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Connaissance fonctionnelle de l’anglais;
  • Maîtrise avancée des progiciels bureautiques, dont la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), le Web (Internet Explorer), et autres progiciels spécifiques aux champs d’activités du Centre;
  • Faire preuve de jugement, d’autonomie et avoir un bon sens de l’initiative;
  • Démontrer d’excellentes habiletés d’écoute, d’influence et de communication;
  • Démontrer un excellent sens de l’organisation et de la planification et faire preuve de rigueur professionnelle;
  • Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément et à interagir avec plusieurs intervenants;
  • Orienté service client;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Atouts : Intérêt envers les approches d’amélioration continue (lean management);
  • Atouts : connaissance du milieu de la recherche universitaire, expérience en milieu syndiqué;

 

Date d'affichage: 
2019-04-12 - 2019-04-26
Contact: 
Jean-Michel Bourget

Financement / Soutien / Partenaires

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